POLA MANAJEMEN KOPERASI
Materi :
Pengertian Manajemen
Menurut
G. Terry, mendefinisikan bahwa :
“Manajemen adalah suatu
proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan
dan pengawasan penggunaan suatu ilmu dan seni yang bersama-sama menyelesaikan
tugas untuk mencapai tujuan”.
Koperasi adalah suatu
kumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan sama dan diikat dalam suatu
organisasi yang berasaskan kekeluargaan dengan maksud mensejahterahkan
anggotanya.
Jadi manajemen koperasi
dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mencapai tujuan melalui usaha
bersama berdasarkan azas kekeluargaan.
Dalam mencapai tujuan
bersama tentu saja Koperasi membutuhkan sistem manajemen yang baik dan sistem
tersebut bisa kita terapkan dengan mengikuti fungsi manajemen.
Artinya koperasi harus
bekerja menurut prinsip-prinsip ekonomi dengan melandaskan pada azas-azas
koperasi yang mengandung unsur-unsur sosial di dalamnya.
Unsur – Unsur social
•
Unsur sosial yang terkandung dalam
prinsip koperasi lebih menekankan kepada hubungan antar anggota, hubungan
anggota dengan pengurus, tentang hak suara, cara pembagian dari sisa hasil
usaha dan sebagainya seperti yang dapat kita lihat dalam:
–
Kesamaan derajat yang diwujudkan dalam
“one man one vote” dan “no voting by proxy”.
–
Kesukarelaan dalam keanggotaan
–
Menolong diri sendiri (self help)
–
Persaudaraan/kekeluargaan (fraternity
and unity)
–
Demokrasi yang terlihat dan diwujudkan
dalam cara pengelolaan dan pengawasan yang dilakukan oleh anggota.
–
Pembagian sisa hasil usaha proporsional
dengan jasa-jasanya.
Sedangkan Menurut Prof.
Ewell Paul Roy, Ph.D mengatakan bahwa manajemen koperasi melibatkan 4 unsur
(perangkat) yaitu:
a).
Anggota
b). Pengurus
c). Manajer
d). Karyawan merupakan penghubung antara
manajemen dan anggota pelanggan
Fungsi-fungsi Manajemen menurut G Terry :
a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian)
c. Actuating (Penggerakan untuk bekerja)
d. Controlling (Pengawasan/Pengendalian)
Skema
Penjelasan :
A.
PERENCANAAN (PLANNING)
Pengertian
dan Arti penting
“Perencanaan” adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu
sendiri dilaksanakan.Dengan kata lain bahwa dalam perencanaan hendaknya orang
harus berfikir dahulu tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana cara
melakukannya serta tanggung jawab terhadap kegiatan tersebut. Oleh karena itu
perencanaan sangat penting bagi organisasi dalam rangka mencapai tujuannya.
Syarat – Syarat Perencanaan yang baik
a)
Berdasarkan pada alternative
Agar dapat menetapkan perencanaan
yang baik maka sebelumnya agar disusun berbagai alternative, misalnya untung
dan rugi kelebihan dan kekurangannya, kendala dan dukungannya, sehingga dapat
menentukan perencanaan yang paling baik.
b) Harus realistis
Bila perencanaan tidak realistis,
mungkin baik diatas kertas saja akan tetapi tidak dapat dilaksanakan dalam
prakteknya.
Misalnya : keterbatasan dalam
teknologi, keterbatasan sumber dana, tenaga kerja, dsb.
c) Harus ekonomis
Disamping keterbatasan diatas,
juga harus mempertimbangkan tingkat ekonomis dalam suatu rencana. Hindarkan
faktor pemborosan, biaya, waktu, tempat, dsb.
d) Harus
luwes (fleksibel)
Dalam hal ini perencanaan harus
fleksibel, artinya setiap saat dapat dievaluir sesuai dengan perkembangan
organisasi, situasi dan kondisi pada waktu tersebut. Pada dasarnya perencanaan
itu disusun berdasarkan hasil penelitian sebelumnya, namun dalam prakteknya
sering terjadi berbagai penyimpangan yang tidak dapat dihindarkan.
e) Didasari partisipasi
Dalam pembuatan perencanaan
hendaknya dapat diikutkan berbagai pihak untuk memperoleh masukan (input) agar
lebih sempurna. Dengan adanya partisipasi, perusahaan akan memperoleh manfaat
ganda, karena disamping rencana menjadi lebih baik, juga dapat menambah
semangat kerja para karyawan (karena merasa ).
Manfaat
Perencanaan bagi Organisasi
a) Sebagai alat pengawasan dan
pengendalian kegiatan
b) Untuk memilih dan menetapkan
skala prioritas
c) Untuk mengarahkan dan menuntun
pelaksanaan kegiatan
d) Untuk mengurangi dan
menghadapi ketidakpastian (uncertainly)
e) Mendorong tercapainya tujuan,
misalnya kesejahteraan anggota, memperluas usaha dsb
Untuk Perencanaan bagi Organisasi
a)
Falsafah
f) Program
b)
Kebijakan
g) Aturan
c)
Tujuan
h) Jadwal
d)
Strategi
i) Anggaran
e)
Prosedur
j) Taktik, dll
Tahap-tahap Penyusunan
Perencanaan
a)
Menetapkan dan merumuskan tujuan
b)
Melakukan analisis kesempatan/swot
c)
Melakukan analisis sumber daya
d)
Identifikasi dan Pengembangan alternative
e)
Implementasi strategi
f)
Pelaksanaan keputusan
B. PENGORGANISASIAN
(ORGANIZING)
Pengertian Organisasi
“Organisasi
adalah sekelompok manusia yang bekerjasama, dimana kerjasama tersebut
dicanangkan dalam bentuk struktur organisasi atau gambaran skematis tentang
hubungan kerja dalam rangka mencapai tujuan tertentu”
Azas-azas Organisasi
Azas-azas
organisasi adalah merupakan pedoman yang sejauh mungkin hendaknya dilaksanakan
agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi dapat
berjalan lancar
Adapun urutannya adalah :
1. Perumusan tujuan jelas ;
Rumusan
tujuan yang jelas untuk memudahkan penetapan haluan organisasi, pemilihan
bentuk, pembentukan struktur, kebutuhan pejabat, kecakapan daya kreasi dari
para anggota organisasi.
Gregor, mengatakan :
Tujuan
yang jelas adalah yang efektif menambah semangat semua anggota untuk bekerja
kearah tujuan yang sama
2. Pembagian
Tugas;
Azas
ini dapat diartikan sebagai :
a)
Perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu
sama lain dalam satuan organisasi.
b)
Perincian serta pengelompokan yang erat hubungannya satu dengan yang lain,
untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
3. Koordinasi
Koordinasi
adalah suatu azas yang menyatakan bahwa dalam suatu organisasi haru ada
keselarasan aktivitas diantara satuan-satuan organisasi.
Adapun
manfaat koordinasi adalah :
a)
Menghindarkan konflik
b)
Menghindarkan rebutan fasilitas
c)
Menghindarkan pekerjaan yang tumpang tindih
d)
Menjamin kesatuan sikap
e)
Menjamin kesatuan pelaksanaan, dll
Koordinasi dapat dilakukan dengan cara :
a)
Pertemuan informal
b)
Pertemuan resmi
c)
Mengangkat koordinasi
d)
Menggunakan buku pedoman, dsb
4. Pelimpahan
wewenang
Wewenang
adalah hak seseorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar
tugas dan tanggung jawab dapat dilaksanakan dengan baik. Sedangkan pelimpahan
adalah penyerahan.
5. Rentangan Kontrol (Rentang kendali);
Rentangan
control adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan
baik oleh seorang atasan.
Sedangkan
bawahan langsung adalah merupakan sejumlah pejabat yang langsung dibawah
seorang atasan.
Yang perlu diperhatikan dalam rentang kendali adalah : Bahwa seseorang atasan
tidak mungkin dapat memimpin bawahan sebanyak-banyaknya, karena kemampuan
seseorang itu terbatas. Makin banyak bawahan, beban pimpinan makin berat,
sehingga harus diperhatikan tidak hanya orang-orangnya saja tetapi hubungannya.
6. Jenjang organisasi :
Jenjang
organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang didalamnya terdapat
pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas sampai
bawah dalam suatu fungsi.
Inti jenjang organisasi menurut CAROLL L. SHARTLE, adalah
“perbedaan antara peranan atasan dan bawahan”
7. Kesatuan Perintah :
Kesatuan
perintah berarti bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat
diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang atasan tertentu.
8. Fleksibilitas :
Struktur
organisasi harus sudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan
yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Tetapi
kalau dirubah justru menghambat kelancaran aktivitas, maka ini bukan
fleksibilitas
Misalnya
:
-
Perubahan tujuan
-
Penambahan tujuan
-
Perluasan aktivitas
-
Penambahan beban kerja dll
C. ACTUATING
(PENGGERAKAN UNTUK BEKERJA)
Koperasi
hakekatnya dibangun untuk memberdayakan masyarakat dari kesulitan, kekurangan,
kelemahan dan kemiskinan. Misi ini sangat erat kaitannya dengan pola pengaturan
kelembagaan dari masyarakat itu (komunitas anggota koperasi) sendiri membangun
kesejahteraan secara bersama-sama (goal). Untuk mencapai tujuan koperasi
tersebut maka koperasi harus menunjukkan jatidirinya yang mandiri.
D. PENGAWASAN
(CONTROLLING)
1) Pengertian dan
arti pentingnya;
“Pengawasan
adalah merupakan tindakan atas proses kegiatan untuk mengetahui hasil
pelaksanaan, kesalahan, kegagalan, kemudian dilakukan perbaikan dan mencegah
terulangnya kembali kesalahan tersebut”.
H. Koontz dan CO Donnel, mengatakan bahwa :
“Perencanaan dan Pengawasan ibarat
kedua sisi dari mata uang yang sama (planning and controlling are
the two sides of
the same coin)”
2) Fungsi Pengawasan;
Melihat
dari sasaran pengawasan, maka fungsi pengawasan adalah :
1.
Mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan.
2.
Memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi;
3.
Untuk mendinamisir organisasi/koperasi serta segenap kegiatan manajemen
lainnya;
4.
Untuk mempertebal rasa tanggung jawab;
3) Prinsip-prinsip Dasar Pengawasan ;
1.
Adanya perencanaan tertentu dalam Pengawasan;
2.
Adanya pemberian instruksi/perintah dan wewenang;
3.
Dapat merefleksikan berbagai sifat dan kebutuhan dari berbagai kegiatan yang
diawasi;
4.
Pengawasan harus bersifat fleksibel;
5.
Dapat merefleksikan pola organisasi
4) Macam-macam Pengawasan;
Pengawasan
dapat dibedakan dari berbagai sudut pandang, antara lain:
1. Dari subyek yang
mengawasi :
-
Pengawasan internal dan eksternal;
-
Pengawasan langsung dan tidak langsung;
-
Pengawasan formal dan informal;
-
Pengawasan manajerial dan staf
2. Dari sudut obyek yang diawasi :
-
Material dan produk jadi, yang sasarannya:
a) Kualitas produk/material dengan standar kualitas
b) Kuanantitas produk/material dengan standar kuantitas
-
Keuangan dan biaya, yang sasarannya:
a) Anggaran dan pelaksanaannya
b) Biaya-biaya yang dikeluarkannya
c)
Pendapatan/penerimaan dalam bentuk uang
Waktu/time,
sasarannya adalah :
a)
Penggunaan
waktu
b)
Pemberian waktu/timing
c)
Kecepatan atau speed
Personalian,
sasarannya :
a)
Tingkat
kejujuran
b)
Kesetiaan/loyalitas
c)
Kerajinan dengan absensi
d)
Tingkah laku dan kesetiakawanan
5) Waktu Pengawasan
:
1. Pengawasan preventif,
dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan
2. Pengawasan represif, dilakukan
setelah terjadinya penyimpangan
6) Sifat Pengawasan :
1. Inspektif, yaitu melakukan pemeriksaan setempat (on the spot), untuk mengetahui
sendiri keadaan yang sebenarnya
2. Komporatif, yaitu membandingkan antara hasil dengan rencana yang ada.
3. Verifikatif, yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh staf, terutama pada
bidang keuangan dan atau material.
4. Investigatif, yaitu melakukan penyelidikan untuk mengetahui terjadinya
penyelewengan yang tersembunyi.
7) Prosedur Pengawasan :
Langkah-langkah yang ditempuh meliputi :
1. Menetapkan rencana pengawasan;
2. Melaksanakan pengawasan;
3. Melakukan penilaian/evaluasi
8) Teknik-teknik Pengawasan :
Agar dapat melakukan pengawasan efektif dan efisien, perlu teknik pengawasan
sebagai berikut :
1. Pengawasan yang menitik beratkan pada hal-hal yang menyolok (control by
exeption)
2. Pengawasan yang menitik beratkan pada pengeluaran
3. Pengawasan yang menitik beratkan pada orang-orang yang dipercaya (control
through key person)
4. Pengawasan dengan menjalankan suatu rangkaian pemeriksaan/verifikasi/audit
secara sistematis (control through audits)
Sumber :
widiyarsih.staff.gunadarma.ac.id/.../files/.../Bab+VI.+Pola+Mjn+Kop.ppt
Nama
Kelompok :
Fitri
Apriyanti (24214311)
Indah
Tririanti (25214280)
Kelas :
2EB09
Harga Pokok
Pendapatan Lain-lain
Biaya Intensif Juyar Rp 17.300.000,00
