Pola Manajemen Koperasi

POLA MANAJEMEN KOPERASI

Materi :

Pengertian Manajemen

Menurut G. Terry, mendefinisikan bahwa :

“Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan penggunaan suatu ilmu dan seni yang bersama-sama menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan”.

Koperasi adalah suatu kumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan sama dan diikat dalam suatu organisasi yang berasaskan kekeluargaan dengan maksud mensejahterahkan anggotanya.

Jadi manajemen koperasi dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mencapai tujuan melalui usaha bersama berdasarkan azas kekeluargaan.

Dalam mencapai tujuan bersama tentu saja Koperasi membutuhkan sistem manajemen yang baik dan sistem tersebut bisa kita terapkan dengan mengikuti fungsi manajemen.

Artinya koperasi harus bekerja menurut prinsip-prinsip ekonomi dengan melandaskan pada azas-azas koperasi yang mengandung unsur-unsur sosial di dalamnya.

Unsur – Unsur social

•         Unsur sosial yang terkandung dalam prinsip koperasi lebih menekankan kepada hubungan antar anggota, hubungan anggota dengan pengurus, tentang hak suara, cara pembagian dari sisa hasil usaha dan sebagainya seperti yang dapat kita lihat dalam:

–        Kesamaan derajat yang diwujudkan dalam “one man one vote” dan “no voting by proxy”.

–        Kesukarelaan dalam keanggotaan

–        Menolong diri sendiri (self help)

–        Persaudaraan/kekeluargaan (fraternity and unity)

–        Demokrasi yang terlihat dan diwujudkan dalam cara pengelolaan dan pengawasan yang dilakukan oleh anggota.

–        Pembagian sisa hasil usaha proporsional dengan jasa-jasanya.

Sedangkan Menurut Prof. Ewell Paul Roy, Ph.D mengatakan bahwa manajemen koperasi melibatkan 4 unsur (perangkat) yaitu:

a). Anggota

   b). Pengurus

   c). Manajer

   d). Karyawan merupakan penghubung antara manajemen dan anggota pelanggan

       

Fungsi-fungsi Manajemen menurut G Terry :
a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian)
c. Actuating (Penggerakan untuk bekerja)
d. Controlling (Pengawasan/Pengendalian)

Skema

 

 

Penjelasan :

A.     PERENCANAAN (PLANNING)

Pengertian dan Arti penting “Perencanaan” adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan.Dengan kata lain bahwa dalam perencanaan hendaknya orang harus berfikir dahulu tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana cara melakukannya serta tanggung jawab terhadap kegiatan tersebut. Oleh karena itu perencanaan sangat penting bagi organisasi dalam rangka mencapai tujuannya.

Syarat – Syarat Perencanaan yang baik

a)      Berdasarkan pada alternative

Agar dapat menetapkan perencanaan yang baik maka sebelumnya agar disusun berbagai alternative, misalnya untung dan rugi kelebihan dan kekurangannya, kendala dan dukungannya, sehingga dapat menentukan perencanaan yang paling baik.

b) Harus realistis

Bila perencanaan tidak realistis, mungkin baik diatas kertas saja akan tetapi tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya.

Misalnya : keterbatasan dalam teknologi, keterbatasan sumber dana, tenaga kerja, dsb.

c) Harus ekonomis

Disamping keterbatasan diatas, juga harus mempertimbangkan tingkat ekonomis dalam suatu rencana. Hindarkan faktor pemborosan, biaya, waktu, tempat, dsb.

d) Harus luwes (fleksibel)

Dalam hal ini perencanaan harus fleksibel, artinya setiap saat dapat dievaluir sesuai dengan perkembangan organisasi, situasi dan kondisi pada waktu tersebut. Pada dasarnya perencanaan itu disusun berdasarkan hasil penelitian sebelumnya, namun dalam prakteknya sering terjadi berbagai penyimpangan yang tidak dapat dihindarkan.

e) Didasari partisipasi

Dalam pembuatan perencanaan hendaknya dapat diikutkan berbagai pihak untuk memperoleh masukan (input) agar lebih sempurna. Dengan adanya partisipasi, perusahaan akan memperoleh manfaat ganda, karena disamping rencana menjadi lebih baik, juga dapat menambah semangat kerja para karyawan (karena merasa ).

Manfaat Perencanaan bagi Organisasi

a) Sebagai alat pengawasan dan pengendalian kegiatan

b) Untuk memilih dan menetapkan skala prioritas

c) Untuk mengarahkan dan menuntun pelaksanaan kegiatan

d) Untuk mengurangi dan menghadapi ketidakpastian (uncertainly)

e) Mendorong tercapainya tujuan, misalnya kesejahteraan anggota, memperluas usaha dsb

Untuk Perencanaan bagi Organisasi

a) Falsafah                     f) Program

b) Kebijakan                  g) Aturan

c) Tujuan                        h) Jadwal

d) Strategi                       i) Anggaran

e) Prosedur                    j) Taktik, dll

Tahap-tahap Penyusunan Perencanaan

a) Menetapkan dan merumuskan tujuan

b) Melakukan analisis kesempatan/swot

c) Melakukan analisis sumber daya

d) Identifikasi dan Pengembangan alternative

e) Implementasi strategi

f) Pelaksanaan keputusan

B. PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Pengertian Organisasi

“Organisasi adalah sekelompok manusia yang bekerjasama, dimana kerjasama tersebut dicanangkan dalam bentuk struktur organisasi atau gambaran skematis tentang hubungan kerja dalam rangka mencapai tujuan tertentu”

Azas-azas Organisasi

Azas-azas organisasi adalah merupakan pedoman yang sejauh mungkin hendaknya dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi dapat berjalan lancar
Adapun urutannya adalah :

1.   Perumusan tujuan jelas ;

Rumusan tujuan yang jelas untuk memudahkan penetapan haluan organisasi, pemilihan bentuk, pembentukan struktur, kebutuhan pejabat, kecakapan daya kreasi dari para anggota organisasi.

Gregor, mengatakan :

Tujuan yang jelas adalah yang efektif menambah semangat semua anggota untuk bekerja kearah tujuan yang sama

2.   Pembagian Tugas;

Azas ini dapat diartikan sebagai :

a)   Perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain dalam satuan organisasi.

b)   Perincian serta pengelompokan yang erat hubungannya satu dengan yang lain, untuk dilakukan oleh pejabat tertentu

3.   Koordinasi

Koordinasi adalah suatu azas yang menyatakan bahwa dalam suatu organisasi haru ada keselarasan aktivitas diantara satuan-satuan organisasi.

Adapun manfaat koordinasi adalah :

a)   Menghindarkan konflik

b)   Menghindarkan rebutan fasilitas

c)   Menghindarkan pekerjaan yang tumpang tindih

d)   Menjamin kesatuan sikap

e)   Menjamin kesatuan pelaksanaan, dll

Koordinasi dapat dilakukan dengan cara :

a)   Pertemuan informal

b)   Pertemuan resmi

c)   Mengangkat koordinasi

d)   Menggunakan buku pedoman, dsb

4.   Pelimpahan wewenang

Wewenang adalah hak seseorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggung jawab dapat dilaksanakan dengan baik. Sedangkan pelimpahan adalah penyerahan.

5.   Rentangan Kontrol (Rentang kendali);

Rentangan control adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan.

Sedangkan bawahan langsung adalah merupakan sejumlah pejabat yang langsung dibawah seorang atasan.
Yang perlu diperhatikan dalam rentang kendali adalah : Bahwa seseorang atasan tidak mungkin dapat memimpin bawahan sebanyak-banyaknya, karena kemampuan seseorang itu terbatas. Makin banyak bawahan, beban pimpinan makin berat, sehingga harus diperhatikan tidak hanya orang-orangnya saja tetapi hubungannya.

6.   Jenjang organisasi :

Jenjang organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas sampai bawah dalam suatu fungsi.
Inti jenjang organisasi menurut CAROLL L. SHARTLE, adalah “perbedaan antara peranan atasan dan bawahan”

7.   Kesatuan Perintah :

Kesatuan perintah berarti bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang atasan tertentu.

8.  Fleksibilitas :

Struktur organisasi harus sudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Tetapi kalau dirubah justru menghambat kelancaran aktivitas, maka ini bukan fleksibilitas

Misalnya :

-      Perubahan tujuan

-      Penambahan tujuan

-      Perluasan aktivitas

-      Penambahan beban kerja dll

C.   ACTUATING (PENGGERAKAN UNTUK BEKERJA)

Koperasi hakekatnya dibangun untuk memberdayakan masyarakat dari kesulitan, kekurangan, kelemahan dan kemiskinan. Misi ini sangat erat kaitannya dengan pola pengaturan kelembagaan dari masyarakat itu (komunitas anggota koperasi) sendiri membangun kesejahteraan secara bersama-sama (goal). Untuk mencapai tujuan koperasi tersebut maka koperasi harus menunjukkan jatidirinya yang mandiri.

D. PENGAWASAN (CONTROLLING)

1)  Pengertian dan arti pentingnya;

“Pengawasan adalah merupakan tindakan atas proses kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan, kegagalan, kemudian dilakukan perbaikan dan mencegah terulangnya kembali kesalahan tersebut”.

H. Koontz dan CO Donnel, mengatakan bahwa :

“Perencanaan dan Pengawasan ibarat kedua sisi dari mata uang yang sama (planning and controlling are

the two sides of the same coin)”

2)  Fungsi Pengawasan;

Melihat dari sasaran pengawasan, maka fungsi pengawasan adalah :

1. Mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan.

2. Memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi;

3. Untuk mendinamisir organisasi/koperasi serta segenap kegiatan manajemen lainnya;

4. Untuk mempertebal rasa tanggung jawab;

3)  Prinsip-prinsip Dasar Pengawasan ;

1. Adanya perencanaan tertentu dalam Pengawasan;

2. Adanya pemberian instruksi/perintah dan wewenang;

3. Dapat merefleksikan berbagai sifat dan kebutuhan dari berbagai kegiatan yang diawasi;

4. Pengawasan harus bersifat fleksibel;

5. Dapat merefleksikan pola organisasi

4)  Macam-macam Pengawasan;

Pengawasan dapat dibedakan dari berbagai sudut pandang, antara lain:

1. Dari subyek yang mengawasi :

- Pengawasan internal dan eksternal;

- Pengawasan langsung dan tidak langsung;

- Pengawasan formal dan informal;

- Pengawasan manajerial dan staf

2. Dari sudut obyek yang diawasi :

- Material dan produk jadi, yang sasarannya:

  a) Kualitas produk/material dengan standar kualitas

  b) Kuanantitas produk/material dengan standar kuantitas

- Keuangan dan biaya, yang sasarannya:

  a) Anggaran dan pelaksanaannya

  b) Biaya-biaya yang dikeluarkannya

c) Pendapatan/penerimaan dalam bentuk uang

Waktu/time, sasarannya adalah :

a)      Penggunaan waktu

b)       Pemberian waktu/timing

c)       Kecepatan atau speed

Personalian, sasarannya :

a)      Tingkat kejujuran

b)       Kesetiaan/loyalitas

c)        Kerajinan dengan absensi

d)       Tingkah laku dan kesetiakawanan

5)  Waktu Pengawasan :

1. Pengawasan preventif, dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan

2. Pengawasan represif, dilakukan setelah terjadinya penyimpangan

6)  Sifat Pengawasan :
1. Inspektif, yaitu melakukan pemeriksaan setempat (on the spot), untuk mengetahui sendiri keadaan yang sebenarnya
2. Komporatif, yaitu membandingkan antara hasil dengan rencana yang ada.
3. Verifikatif, yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh staf, terutama pada bidang keuangan dan atau material.
4. Investigatif, yaitu melakukan penyelidikan untuk mengetahui terjadinya penyelewengan yang tersembunyi.

7)  Prosedur Pengawasan :
Langkah-langkah yang ditempuh meliputi :
1. Menetapkan rencana pengawasan;
2. Melaksanakan pengawasan;
3. Melakukan penilaian/evaluasi

8)  Teknik-teknik Pengawasan :
Agar dapat melakukan pengawasan efektif dan efisien, perlu teknik pengawasan sebagai berikut :
1. Pengawasan yang menitik beratkan pada hal-hal yang menyolok (control by exeption)
2. Pengawasan yang menitik beratkan pada pengeluaran
3. Pengawasan yang menitik beratkan pada orang-orang yang dipercaya (control through key person)
4. Pengawasan dengan menjalankan suatu rangkaian pemeriksaan/verifikasi/audit secara sistematis (control through audits)

 Sumber :

http://www.koperasiku.com/artikel/manajemen-koperasi

http://www.slideshare.net/bbyhnn/presentasi-koperasi?next_slideshow=1

widiyarsih.staff.gunadarma.ac.id/.../files/.../Bab+VI.+Pola+Mjn+Kop.ppt

Nama Kelompok :

Fitri Apriyanti (24214311)

Indah Tririanti (25214280)

Kelas : 2EB09